Vertriebsprozesse treiben Verkaufserfolg

Fertigungsprozesse garantieren heute Produkte in hoher Qualität. Die einzelnen Prozessschritte sind transparent und werden genau erfasst, sodass die Qualität der hergestellten Produkte sehr gut prognostizierbar ist und der Output verläßlich ist. Bei der  „Produktion“ von Kundenaufträgen wird eher der Intuition der beteiligten Vertriebsmitarbeiter vertraut als einem definierten Vorgehen in Form eines Vertriebsprozesses.

Mit dem Startschuß, Kundenaufträge gewinnen zu wollen, betreten Vertriebsmitarbeiter eine „Black Box“ und alle hoffen, dass zum gewünschten Zeitpunkt die erhofften Aufträge gewonnen werden. Die notwendigen Zwischenschritte auf dem Weg zum Auftrag werden weder hinreichend genau erfasst noch gemessen, sodass ein valider Auftrags-Forecast häufig Spekulation ist.

Weitere Nachteile dieser weit verbreiteten Vorgehensweise sind:

• keine Lerngewinne in einer Vertriebsorganisation, da Erfahrungswerte im Prozess-Fortschritt mangels Messung  fehlen,
• mangelnde Führbarkeit, spezifische Fehler können nicht korrigiert werden und
• hohe Kosten durch unnötig hohe „Blindleistung“ im Vertrieb.

Mit Blindleistung werden z.B. unzureichend qualifizierte Leads oder die aufwendige Bearbeitung von Bestandskunden mit unzureichendem Potenzial oder wirtschaftlicher Bonität gemeint. Das gleiche gilt für die nicht präzise und vollständige Erfassung der für ein Projekt wichtigen Entscheider auf der Kundenseite mit ihren jeweiligen Motiven und Interessen.

Damit Qualität im Vertrieb genau soviel Wirkung zeigt wie in der Fertigung, ist Transparenz im Vertriebsprozess gefordert, die mit kontinuierlicher Messung von Daten einhergeht. Dafür müssen in vielen Unternehmen erst einmal Grundlagen gelegt werden.

1. Vertriebsprozesse definieren und vereinbaren

Es gibt nicht den einen Vertriebsprozess im Unternehmen, grundsätzlich erfordern Neukundengewinnung und Bestandskundenausschöpfung unterschiedliche Prozesse, die weiter nach Produkt- und Kundengruppen, Absatzregionen oder Vertriebswegen differenziert werden müssen. Diese sind mit dem jeweiligen Vertriebsteam zu entwickeln und zu fixieren. Im Zeitablauf werden die Prozesse die eine oder andere Modifikation erfahren.

Entscheidend für Qualitätsverbesserungen im Vertrieb ist, dass die Teilergebnisse im Prozess der Auftragsgewinnung erfasst und gemessen werden. Eine genau festgelegte Struktur der Daten, die zu messen sind, erleichtert die Vergleichbarkeit und schafft Klarheit bei den Vertriebsmitarbeitern: das reicht von den Struktur- und Potenzialdaten des Interessenten und der laufenden Aktualisierung bei Bestandskunden bis hin zu den erledigten Todo´s in den einzelnen Prozessphasen mit dem Hinweisen, wer für welche Teilaufgaben verantwortlich ist, z.B. im Bereich der Angebotserstellung.

2. Wirksame Vertriebsführung mit valider Datenbasis

Vertriebsergebnisse sind nur Resultate der Vertriebsprozesse, welche Aktivitäten und Zwischenergebnisse liegen diesen aber zugrunde? Erst das vollständige Bild der Ursachen, die zu einem Ergebnis geführt haben, führt zu einem tieferen Verständnis des Vertriebsgeschehens und einer zutreffenden Beurteilung. Daher sind die relevanten Wegmarken und Zustände in einem Vertriebsprozess kontinuierlich zu messen. Eine gute Datenqualität ist für eine valide Beurteilung unerläßlich. Durchschnittlich werden im Vertrieb zuwenig und nicht ausreichend präzise Prozessdaten erhoben.

3. Scoreboard mit Frühindikatoren des Vertriebserfolges

Um bessere Verkaufsergebnisse zu erzielen, investieren Unternehmen in mehr Leads, mehr Verkäufer, mehr Produkte, weitere Vertriebswege und vielleicht noch in neue Absatzgebiete. Häufig wird mehr investiert – und trotzdem bleiben die gewünschten Ergebnisse aus.

Es ist viel erfolgversprechender, den Prozessfortschritt in der Auftragsgewinnung mit relevanten Frühindikatoren wöchentlich im Vertriebsteam abzubilden und so jedem Beteiligten zu signalisieren, wo das Team steht, was gut gelaufen ist und wo noch nachgelegt werden muss.

Wenige Kennzahlen regelmäßig wöchentlich kommuniziert und gemeinsam bewertet sind für einen nachhaltigen Prozessfortschritt viel wertvoller als der Versand eines unübersichtlichen „Zahlenfriedhofes“  per Email an die Beteiligten im Vertriebsgeschehen ohne nachfolgende Diskussion darüber, wo Korrekturbedarf in der vertrieblichen Tagesarbeit besteht.

Routiniert abgearbeitete Vertriebsprozesse bringen Sicherheit, Effizienz und Qualität in der vertrieblichen Arbeit. Sie führen dazu, dass die vertrieblichen Ressourcen mit großer Effizienz zum Vertriebserfolg gebracht werden und Vertriebsorganisationen sich von beständiger Improvisation hin zu schlagkräftigen Teams entwickeln, die mit wachsender Qualität Aufträge in ihren Märkten gewinnen.

Vertriebliche Arbeit mit effizienten Prozessen zu unterlegen, reduziert nicht nur ihre Kosten – nach einer Fraunhofer Studie um ca. 30% – sondern führt auch zu deutlich mehr und qualitativ besseren Kundenaufträgen. Wir unterstützen Sie auf dem Weg zu mehr Qualität und besseren Vertriebsergebnissen und empfehlen einen ersten Vertriebsprozess-Check.