Teamarbeit mit klarer Strategie

Erfolgreich digital zusammenarbeiten heißt die jüngst gestartetet, neueste Publikation des Autorentams Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Millers. Die Anleitung zur effizienten Teamarbeit mit Microsoft Office 365 erstreckt sich nicht auf die Beschreibung der zahlreichen Tools, sondern beschäftigt sich in einem der ersten Kapitel mit der Grundsatzfrage, ob der Einsatz der Programme strategisch sinnvoll und zielführend ist. Und dies aus gutem Grund: denn erfolgreiche Teamarbeit ist nur mit einer klaren Strategie möglich.

Diese Strategie ist nicht nur auf der Ebene der Führungskräfte zu diskutieren. Sondern auch auf der Ebene der betroffenen Mitarbeiter, um Akzeptanz im Alltag zu sichern. Vor dem Hintergrund der notwendigen Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse stellen sich heute diese typischen Fragen:

• Können Arbeitsabläufe schneller und papierärmer gestaltet werden?
• Wie lassen sich mobile Arbeitsplätze im Außendienst, Home-Office und klassische Büroarbeitsplätze effizient verbinden?
• Lässt sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern schlank organisieren?
• Können sich Standort-übergreifende Projekte transparenter abwickeln lasssen?
• Nach welchen Kriterien wird die hierfür notwendige Datenhaltung organisiert?
• Welche vorhandenen Softwarelösungen für CRM-, ERP- oder weitere spezifische  Anwendungen sind zu integrieren?

Wenn die zu erreichenden Ziele feststehen, lassen sich die notwendigen Maßnahmen und die Werkzeuge leichter ableiten. Unternehmen sollten nur die notwendigen  Werkzeuge aus den umfangreichen Werkzeugkasten Office 365 auswählen. Denn dies vermeidet eine Überlastung der Mitarbeiter. Der Leitsatz „Weniger ist mehr“ ist hilfreich für eine zügige Umsetzung. Außerdem stellen sich dann die ersten Anfangserfolge rasch ein.

Software als Alleskönner für erfolgreiche Teamarbeit?

Software kann Segen und Fluch zugleich sein. Die Autoren von „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ machen auf die Falle aufmerksam, in die Unternehmen nur allzu gerne tappen: mit der Einführung neuer Software werde alles automatisch besser. Doch das stimmt natürlich nicht, denn die Organisation des Unternehmens spricht hier ein Wörtchen mit. Bestes Beispiel ist die überbordenende E-Mail-Flut in Unternehmen, die sich mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen eindämmen lässt. Mocrosoft Teams ist ein nützliches Werkzeug für effiziente Arbeit, aber wie Mitarbeiter dieses Tool einsetzen ist eine Frage der Team-Organisation.

Zu diesen Fragen zählt beispielsweise auch die nach den vorhandenen Systemen der Datenspeicherung. Auch die Daten des Angebots- und Rechnungswesens sind hier bedeutsam. Ebenso ist zu klären, wer in welchen Teams arbeitet und dort welche Funktion hat. Microsoft Teams organisiert dabei die Arbeit in Abteilungen oder Funktionsbereichen und ordnet den Aufgaben und Projekten sogenannte „Kanäle“ zu.

Das mächtige Instrument „Teams“ unterstützt die Arbeit in Unternehmen nachn den drei Aspekten

• wer arbeitet dauerhaft miteinander zusammen?
• um welche langfristigen Themen oder Projekte geht es?
• und wie erfolgt die multifunktionale Zusammenarbeit?

Es ist ein Verdienst der drei Autoren, auf diese wichtigen strategischen Fragen hinzuweisen, die im Vorfeld geklärt sein müssen, damit das Toolset Microsoft Office 365 seine Wirkung im Alltag eines Unternehmens entfalten kann. Ein weiterer Grund für die Empfehlung des Titels „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“.