Das Autorenteam mit Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Miller hat Ende Juni 2020 das Buch „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ veröffentlicht. Es zeigt den Lesern, wie effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 gelingt. Auf vielen Büro-Computern ist Software für effizientes, digitales und mobiles Arbeiten durchaus vorhanden. Aber in der Praxis wird von diesem Angebot mit seinen zahlreichen Funktionen oft nur weniger als 20% genutzt. Hinzu kommt, dass die Vielzahl der Tools den Überblick erschwert. Und somit wird die gedachte Effizienzsteigerung eher eine zusätzliche Belastung.

An wen sich dieser Ratgeber richtet

Die sich immer weiter ausdifferenzierende Arbeitsteilung erfordert nicht nur unternehmensintern Teamarbeit. Auch für Freiberufler und Selbständige, die in Projekte mit anderen Partnern oder ihrem Auftraggeber zusammenarbeiten, ist Teamarbeit gefordert. Nicht erst seit Corona wird Teamarbeit mit digitalen Werkzeugen so gestaltet, dass Team-Mitglieder räumlich und zeitlich entkoppelt an den gleichen Projekten arbeiten können. Und damit enorme Effizienzgewinne nutzen können, wenn die Spielregeln gemeinsamer, digitaler Teamarbeit beachtet werden.

Ein knapp 3-seitiger Selbsttest vermittelt den Lesern, wieweit diese bereits im digitalen Arbeitsalltag angekommen sind. Der Selbsttest erfasst die Bereiche Kommunikation, Dokumentation mit Dateiablage, Projektplanung und natürlich den Einsatz des Werkzeugkastens, den Microsoft 365 bietet.

Fünf aus Dreißig

Office 365 von Microsoft umfasst 30 einzelne Anwendungen. Das mag im ersten Schritt verwirren, muss es aber nicht. Denn zum Start erfolgreicher Teamarbeit sind nur 5 Anwendungen notwendig:

1. Outlook für die Emailverarbeitung, Termin- und Aufgabenplanung,
2. OneNote als persönliche und gemeinsame Notizbücher,
3. OneDrive als persönliche Dateiablage,
4. SharePoint als gemeinsame Dateiablage und
5. Teams für die interne Kommunikation und Projektplanung

Alle weiteren Anwendungen können bedarfsgerecht hinzutreten und lassen sich unter Teams integrieren. Damit beschreibt das Autorenteam, wie sich der Start mit Office 365 praxisgerecht durchführen lässt, ohne gleich zu Beginn den Fokus zu verlieren.

Rezept für gelingende Teamarbeit

10 einfache Prinzipien unterstützen die schrittweise Verbesserung der Teamarbeit und motivieren alle Teammitglieder trotz aller Unterschiede am gleichen Strang zu ziehen. Auf der einen Seite bleibt die Individualität im Team gewahrt, auf der anderen Seite sind verbindliche Spielregeln hilfreich. Nur so lässt sich der Nutzen für alle Teammitglieder beim Gebrauch der oben genannten Office 365 Anwendungen gleich vom Start an deutlich erhöhen.

Über einfache Analogien zeigen die Autoren die Vorteile im Handling von Informationen. Regelmäßiger Informationsaustausch via Teams unterstützt bei der Auswahl der richtigen Aufgaben, um Teamziele zu erreichen. Danach kann jedes Teammitglied seinen Wertbeitrag für eine effiziente Aufgabenerledigung leisten.

Dem Autorenteam gelingt eine modulare Einführung in Office 365 mit dem Fokus, wie digitale Zusammenarbeit im Team gelingen kann. Und berücksichtigt dabei auch die Randbedingungen erfolgreicher Teamarbeit, die sich nicht darin erschöpfen, nur in Office 365 zu investieren. Der jüngsten Publikation zum Thema Büro-Kaizen „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ ist eine große Leserschaft zu wünschen.